Síndicos devem ficar atentos à guarda de documentos e comprovantes
Várias legislações, em diferentes instâncias e esferas,
estabelecem por quanto tempo os documentos e comprovantes devem ser guardados.
Não basta, porém, conhecer os prazos de guarda. Dispor de espaço para o
arquivamento e estabelecer rotinas que assegurem a eficácia dos procedimentos também
fazem parte da atenção de todos os síndicos.
Em se tratando especificamente de
aspectos de interesse condominial, confira alguns prazos que devem ser
observados no que tange à conservação e ao arquivamento de documentos.
* Seguro-saúde.
* Seguros em geral.
* Despesas em hotéis.
* Notas fiscais de compra que não integrem o Ativo Imobiliário do condomínio.
* Comprovação do pagamento de títulos de crédito em geral (cheques, duplicatas, etc.).
* Juros de cartões de crédito.
* Aluguel.
* Livros ou cartões-ponto.
* Contribuições sindicais, assistenciais e mensalidades/Patronais.
* Guia de recolhimento das contribuições sindicais e assistenciais dos empregados.
* Recibo de férias e comprovantes de descontos.
* Comprovação de entrega de cesta básica, vale-refeição ou alimentação.
* Relação de empregados admitidos e demitidos.
* Controle de manutenção de obras (ou até o final da garantia; o prazo que for mais longo).
* Orçamentos (ou até o final da garantia; o prazo que for mais longo).
* Correspondências, convocações e notificações em geral.
* Livros ou documentos contábeis do ISSQN, quando o condomínio, por disposição da lei, for substituto tributário.
* Tributos municipais, estaduais e federais.
* Água, luz, telefone e gás.
* Assistência médica.
* Mensalidade escolar.
* Honorários de profissionais liberais (médicos, dentistas, advogados, peritos).
* Cartões de crédito.
* Cotas de condomínios.
* Guias do FGTS.
* Folhas de pagamento dos empregados.
* Fichas de salário-maternidade.
* Rescisões de contratos de trabalho.
* Guias de recolhimento da Previdência.
* Convenção do condomínio e regimento interno, independente de alterações ou não.
* Livros de atas de assembleias.
* Relações anuais de salários - RAIS.
* Livros de inspeção do Ministério do Trabalho.
* Livros e fichas de registro de empregados.
* Prontuário de funcionários.
* Documentos relativos a processos trabalhistas.
* Plantas arquitetônicas e demais projetos construtivos do condomínio.
* Financiamento de imóveis: até o registro da escritura no Cartório do Registro de Imóveis.
* Consórcios: até que a administradora oficialize a quitação e a transferência do bem para o nome do comprador.
* Bens duráveis (veículos, eletrodomésticos e eletroeletrônicos): durante toda a vida do produto.
Considerando que o tempo de guarda de um documento pode variar de um órgão para outro; o ideal é que, quando houver dúvida, o instrumento seja arquivado até que o prazo em todas as instâncias seja conhecido e cumprido.